La aplicación Gestor de Expedientes UMH es el eje central de la plataforma de administración electrónica de la Universidad. Dispone de las funcionalidades necesarias para que los tramitadores logren la eficiencia en el proceso de tramitación electrónica de expedientes, cumpliendo lo establecido en la ley de procedimiento administrativo (Ley 39/2015) y resto de normativa de aplicación.

Su ámbito de uso se extiende a todos los procesos de tramitación de expedientes. Esto incluye una amplia variedad de tipos de expedientes, como expedientes académicos, administrativos, de investigación, de personal, entre otros. Su utilización es imprescindible para cualquier personal de la universidad que necesite iniciar, tramitar, consultar o finalizar expedientes.

La aplicación del Gestor de expedientes UMH cuenta con una guía de tramitación general para poner en conocimiento de todas las unidades tramitadoras cómo hacer uso de la herramienta y para garantizar un uso correcto, normalizado y homogéneo.  La guía se encuentra en el blog de ayuda para los tramitadores, denominado “Ayuda Sede electrónica UMH”.

El Gestor de expedientes UMH está completamente integrado con la Sede electrónica de la UMH y con la aplicación de registro GEISER. Esa integración permite que todas las tramitaciones que se inician desde la sede y todos los registros electrónicos que se realizan en GEISER se vuelquen automáticamente al gestor de expedientes. A partir de ahí se pueden realizar las tareas de tramitación de los expedientes creados.

El Gestor de expedientes UMH también está integrado con la carpeta ciudadana de la Sede electrónica de la UMH. El seguimiento de la gestión de los registros presentados y de los correspondientes expedientes generados, está disponible para los interesados en la Sede electrónica, dentro del apartado ‘Mis trámites’. Desde la carpeta ‘Mis tramites’ acceden al estado de sus expedientes, a sus registros, a sus notificaciones, a sus datos personales registrados en la Sede electrónica.  El detalle de datos de su expediente ofrece la fecha de apertura, el título, el estado de tramitación en que se encuentra y los documentos que contiene. También ofrece la posibilidad de que el interesado pueda realizar una subsanación sobre el expediente o cambiar el medio de notificación elegido en el momento de inicio del expediente

Las notificaciones electrónicas se ponen a disposición del interesado en la Sede electrónica de la UMH y también en su carpeta ciudadana del Punto de Acceso General.

Las principales funcionalidades que tiene el Gestor de expedientes UMH para realizar una tramitación electrónica básica de acuerdo a la ley de procedimiento administrativo son:

• Recepción de registros electrónicos
• Generación de expediente administrativo (de oficio o a instancia del interesado)
• Incorporación de documentos al expediente
• Solicitud de informes
• Requerimiento de subsanación
• Notificaciones electrónicas por medio de NOTIFIC@
• Comunicaciones electrónicas
• Resoluciones Rectorales
• Publicación en el BOUMH
• Firma electrónica de documentos
• Gestión de expedientes compuestos
• Transferencia de expedientes
• Puesta a disposición de expedientes
• Mover documentos entre expedientes
• Integración con carpeta ciudadana de la Sede
• Archivado y búsqueda de expedientes

El usuario de la aplicación tiene acceso a la tramitación de los registros y expedientes de la unidad orgánica administrativa a la que pertenece.

La pantalla inicial de la aplicación se divide en 2 zonas:

1) En el margen izquierdo está el menú principal que muestra funcionalidades generales: expedientes, registros de entrada, solicitudes de informe, transferencias de expedientes, unidades organizativas.

2) En la zona central se muestra el contenido de cada opción del menú. El contenido cambia según la sección del sistema en la que se encuentre el usuario. Por ejemplo, al consultar un expediente, el área de trabajo mostrará los detalles del expediente, los documentos asociados y el historial de tramitación. Al crear un nuevo expediente, mostrará los campos que deben ser completados.

Los expedientes electrónicos se pueden crear a partir de un registro electrónico o de oficio (creado por un tramitador). El tramitador puede realizar la apertura de un expediente de oficio del tipo “Expediente compuesto” para poder vincular al mismo los documentos genéricos del procedimiento que componen el expediente y los subexpedientes de los interesados en el procedimiento. El expediente de oficio tendrá la UMH como Interesado y el código SIA será el correspondiente al procedimiento.

El expediente creado dispone siempre de los metadatos ENI que lo identifican: la unidad tramitadora, el órgano, el número del expediente, la fecha de apertura, el procedimiento al que está asociado, el estado de tramitación en que se encuentra y los datos del interesado. Existen otros metadatos que se pueden cumplimentar y/o modificar posteriormente: el título, la referencia, la ubicación física (en caso de expedientes híbridos se informa el lugar en que se encuentra la parte en soporte papel), el tipo de expediente (simple o compuesto). También podemos modificar el procedimiento al que pertenece el expediente, seleccionándolo en un desplegable que muestra sólo los procedimientos que tiene asociados el DIR3 de la unidad tramitadora del expediente. La lista desplegable está integrada con el Inventario y el Catálogo de procedimientos y servicios electrónicos de la UMH.

Los documentos que contiene el expediente también muestran sus metadatos ENI: la fecha de captura, si se ha incorporado a través del registro, el título, el tipo de documental. Los documentos pueden descargarse en dos versiones, o bien el documento original o la copia auténtica con CSV. Cuando se incorpora un documento a un expediente obligatoriamente se requiere cumplimentar los metadatos ENI. Si la incorporación se realiza de forma automática, el valor de los metadatos se habrá definido en el proceso de implantación de medios electrónicos al procedimiento. Si el documento se incorpora de forma manual, será el tramitador quien cumplimente el valor del metadato de acuerdo con los criterios establecidos en la guía de tramitación general con el gestor de expedientes UMH.

Los documentos que se incluyen en un expediente deben estar firmados y la firma debe ser válida. La validación de las firmas la realiza el propio Gestor de Expedientes UMH cuando se incorpora un documento. Si el Gestor de Expedientes no reconoce como válida alguna firma, muestra un mensaje de error indicando el motivo y el tramitador tiene la posibilidad de dar validez al documento para incorporarlo al expediente. También puede ocurrir que el documento no tenga firma electrónica, pero incluya un CSV, o que esté firmado con un sistema no basado en certificados electrónicos. El Gestor de Expedientes mostrará un mensaje indicando que no existe ninguna firma y el tramitador tiene la posibilidad de incorporarlo al expediente realizando una firma sólo para Archivo.

La unidad tramitadora del expediente puede transferirlo a otra unidad organizativa para que continúe tramitándolo. La unidad que ha transferido el expediente no podrá tramitarlo a partir de ese momento. Sin embargo, es posible consultar los expedientes que se han transferido a otras unidades tramitadoras o los que nos han transferido desde otras unidades tramitadoras.

Otra funcionalidad que tiene disponible la unidad tramitadora es la posibilidad de dar acceso de lectura a un expediente para otra/s unidad/es, de manera que ésta/s puedan acceder a los datos y documentos del mismo, pero sin posibilidad de modificarlos.

También es posible eliminar un expediente, pero para ello debe estar en estado abierto, no debe tener asociado ningún documento y el tramitador debe tener permisos sobre el expediente.

Los expedientes pasan automáticamente al estado ‘Resuelto’ y quedan cerrados una vez que se haya hecho efectiva la notificación de la resolución final al interesado. También es posible realizar manualmente el cierre de expedientes mediante la acción ‘Resolver expediente’. En caso de ser necesario, puede reabrirse un expediente ‘Resuelto’ indicando el motivo de la reapertura.

El gestor de expedientes incluye un buscador que permite buscar los expedientes pertenecientes a la unidad tramitadora utilizando diferentes filtros. La pantalla de búsqueda se divide en dos secciones, la de filtros de búsqueda y la de resultados con los expedientes encontrados.