Digitalización

7 julio 2021

Se deben adoptar las medidas necesarias para que el proceso de digitalización se realice de acuerdo con los requisitos técnicos recomendados arriba, en función del tipo de documento origen: formato de fichero, resolución, profundidad de bit, color, etc. También se determinará el nivel de agrupamiento multipágina/monopágina del resultado: si se va a crear un único fichero con una o varias páginas por cada documento original (multipágina) o varios ficheros, cada uno con una página (monopágina). En este último caso, se podría generar un archivo comprimido conteniendo los ficheros correspondientes a cada página, con vistas a asegurar que el fichero de contenido es único, como establece la NTI de documento electrónico del ENI.

A los documentos electrónicos resultantes del proceso de digitalización se añadirán los metadatos mínimos obligatorios y complementarios de acuerdo con las especificaciones del Esquema de metadatos de la Universidad.

Se valorará el empleo del sistema de carátulas con código de barras o similar, mediante el que la asignación de metadatos se hace con carácter previo a la digitalización de los documentos, como método para garantizar la completitud en la asignación de los metadatos obligatorios ENI y complementarios que se juzguen precisos durante la fase de creación y captura del documento electrónico.
Para conformar un documento ENI a partir de una imagen digital, deberán añadirse a la misma los metadatos establecidos en la NTI de documento electrónico y la NTI de Digitalización, y además, deberá ser firmado durante el proceso de digitalización mediante el sistema de firma establecido por la Universidad para la generación de copias electrónicas auténticas de documentos.

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