Archivo de documentos físicos digitalizados

7 julio 2021

Se deberá, en primer lugar, determinar cuáles de los documentos digitalizados deben ser archivados físicamente y cuáles no, bien porque se digitalicen en el momento del registro y sean devueltos al interesado, bien porque se haya valorado la oportunidad de su destrucción.
La determinación del archivado físico de documentos puede deberse, en términos generales, a dos causas:

    • La obligación de que en los procedimientos obren los documentos originales, en cuyo caso las unidades responsables de la tramitación de los mismos deberá indicar en qué caso es preceptiva la aportación de originales, para así garantizar su custodia una vez digitalizados.

Que lo que se haya incorporado al procedimiento electrónico sea un documento electrónico creado a partir de la digitalización de una fotocopia; en este caso habrá que actuar siguiendo las indicaciones que figuran en el apartado 3. Preparación física de la documentación, respecto al tratamiento de documentos de características especiales que deben ser fotocopiados con carácter previo a su digitalización.

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