Destrucción segura documentos

14 junio 2021

No son susceptibles de eliminación los documentos o expedientes administrativos originales para los cuales subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de personas físicas o jurídicas y no haya transcurrido el plazo establecido para su conservación (dictaminado por la Junta Calificadora de Documentos Administrativos), así como la documentación de evaluación del alumnado, vigente según normativa. En caso de duda, consultar al Archivo General, tel. 8597.

Desde el Servicio de Infraestructuras, en colaboración con el Servicio de Modernización y Coordinación Administrativa, se ha desarrollado un procedimiento para la destrucción segura de documentación. El procedimiento se puede revisar en el siguiente enlace (procedimiento). No obstante a continuación se indican los pasos a seguir de manera resumida:

  • La unidad orgánica remite un correo electrónico a archivo@umh.es informando de la necesidad de destruir documentos e indicando:
    1. El número de cajas que se van a enviar para destruir (mínimo 1).
    2. El tipo de documentos (se adjunta un cuadro orientativo)
    3. Periodo (la antigüedad de los mismos, indicando las fechas extremas).  
  • El Archivo dará el visto bueno (si procede) a la descripción de la documentación pertinente a eliminar en contestación al e-mail. 
  • Una vez recibido el e-mail de confirmación, la unidad orgánica remite al Archivo los documentos a destruir en cajas precintadas y numeradas, donde constará visiblemente la unidad remitente y que se trata de documentación a eliminar (IMPORTANTE: en las etiquetas o texto visible solo debe constar esta información). El envío se realizará mediante un parte de “Traslado” al servicio de Mudanzas a través del siguiente ENLACE seleccionando el destino Elche, Edificio Almacén, planta 0, Sin Identificar, siempre usando el mismo sistema de empaquetado y etiquetado para poder ser identificado lo mejor posible. En dicho parte, en el campo de descripción se deberá indicar Servicio de destrucción segura de documentos.
  • En caso de necesitar un certificado de destrucción se deberá solicitar al correo archivo@umh.es para que acredite la destrucción segura de los documentos enviados.

Cuadro orientativo de tipología documental a eliminar

Tipología Vigencia
Exámenes de alumnos Hasta la finalización del curso académico siguiente en el que se hubieran desarrollado los exámenes. Ej. Exámenes finales del curso académico 2018/2019, pueden ser eliminados ya durante el curso 2020/2021.
Trabajos de alumnos Hasta la finalización del curso académico siguiente en el que se hubieran desarrollado los trabajos. Ej. Trabajos del curso académico 2018/2019, pueden ser eliminados ya durante el curso 2020/2021.
Apuntes y pruebas de evaluación Hasta la finalización del curso académico siguiente en el que se hubieran desarrollado los apuntes y pruebas de evaluación. Ej. Apuntes del profesorado del curso académico 2018/2019, pueden ser eliminados ya durante el curso 2020/2021.
Fichas de alumnos que no forman parte de un
expediente administrativo
Sin vigencia, sin necesidad de conservación.
Fotocopias de documentos originales de los
que disponemos el original
Sin vigencia, sin necesidad de conservación.
Notas internas sin validez administrativa Sin vigencia, sin necesidad de conservación.
Borradores de documentos administrativos Sin vigencia, sin necesidad de conservación.
Borradores de documentos administrativos Sin vigencia, sin necesidad de conservación.
Publicaciones y folletos comerciales Sin vigencia, sin necesidad de conservación.

 

Normativa aplicable

 

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