Destrucción segura documentos

25 octubre 2021

No son susceptibles de eliminación los documentos o expedientes administrativos originales para los cuales subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de personas físicas o jurídicas y no haya transcurrido el plazo establecido para su conservación (dictaminado por la Junta Calificadora de Documentos Administrativos), así como la documentación de evaluación del alumnado, vigente según normativa. En caso de duda, consultar al Archivo General, tel. 8597.

Desde el Servicio de Infraestructuras, en colaboración con el Servicio de Modernización y Coordinación Administrativa, se ha desarrollado un procedimiento, el cual se puede consultar en el documento SERVICIO DE DESTRUCCIÓN SEGURA DE DOCUMENTOS. No obstante a continuación se indican los pasos a seguir de manera resumida:

  • La unidad orgánica remite un correo electrónico a archivo@umh.es informando de la necesidad de destruir documentos e indicando:
    1. Número de cajas (mínimo una caja) que se van a enviar para destruir. Estas cajas tienen que comprender unas medidas aproximadas entre los 30-36 cm de largo, 23-24 cm de ancho y los 23-28 cm de alto. El peso de las cajas no puede exceder los 25 kilos. Como se refleja en las directrices de la Sección de Prevención de Riesgos Laborales de la UMH.
    2. El tipo de documentos (se adjunta un cuadro orientativo)
    3. Periodo (la antigüedad de los mismos, indicando las fechas extremas).  
  • El Archivo dará el visto bueno (si procede) a la descripción de la documentación pertinente a eliminar en contestación al e-mail. 
  • Una vez recibido el e-mail de confirmación, la unidad orgánica remite al Archivo los documentos a destruir en cajas precintadas y numeradas, donde constará visiblemente la unidad remitente y que se trata de documentación a eliminar (IMPORTANTE: en las etiquetas o texto visible solo debe constar esta información). El envío se realizará mediante un parte de “Traslado” al servicio de Mudanzas a través de la aplicación de incidencias de Infraestructuras, seleccionando el destino Elche, Edificio Almacén, planta 0, Sin Identificar. En dicho parte, en el campo de descripción se deberá indicar Servicio de destrucción segura de documentos.
  • En caso de necesitar un certificado de destrucción se deberá solicitar al correo archivo@umh.es para que acredite la destrucción segura de los documentos enviados.

Cuadro orientativo de tipología documental a eliminar

Tipología Vigencia
Exámenes de alumnos Hasta la finalización del curso académico siguiente en el que se hubieran desarrollado los exámenes. Ej. Exámenes finales del curso académico 2018/2019, pueden ser eliminados ya durante el curso 2020/2021.
Trabajos de alumnos Hasta la finalización del curso académico siguiente en el que se hubieran desarrollado los trabajos. Ej. Trabajos del curso académico 2018/2019, pueden ser eliminados ya durante el curso 2020/2021.
Apuntes y pruebas de evaluación Hasta la finalización del curso académico siguiente en el que se hubieran desarrollado los apuntes y pruebas de evaluación. Ej. Apuntes del profesorado del curso académico 2018/2019, pueden ser eliminados ya durante el curso 2020/2021.
Fichas de alumnos que no forman parte de un
expediente administrativo
Sin vigencia, sin necesidad de conservación.
Fotocopias de documentos originales de los
que disponemos el original
Sin vigencia, sin necesidad de conservación.
Notas internas sin validez administrativa Sin vigencia, sin necesidad de conservación.
Borradores de documentos administrativos Sin vigencia, sin necesidad de conservación.
Borradores de documentos administrativos Sin vigencia, sin necesidad de conservación.
Publicaciones y folletos comerciales Sin vigencia, sin necesidad de conservación.

 

Normativa aplicable

 

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