Calendario de conservación
25 junio 2025
Calendario de conservación de documentos
El Calendario de conservación es “el listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposición final”. Se trata de un inventario, organizado de acuerdo al cuadro de clasificación de fondos, en donde figuran las diferentes series documentales producidas por cada una de las unidades administrativas, proporcionando información sobre los plazos de permanencia de dichas series en cada una de las fases de archivo, así como la selección y eliminación de los documentos de manera adecuada.
La Junta Calificadora de Documentos Administrativos de la Comunidad Valenciana es el órgano encargado de fijar los plazos de conservación, transferencia y acceso. Hasta que se elabore el calendario de conservación de la UMH, se incluyen las tablas de valoración de las series que han sido dictaminadas por la Junta Calificadora de Documentos Administrativos.
A través del enlace disponible en los códigos de cada serie, se accede al documento en formato pdf correspondiente a la tabla de valoración documental.
Código | 00060 |
Serie documental | Expedientes de becas de estudio de carácter general |
Órgano productor | Universidad de Alicante |
Función | Gestionar la tramitación de becas y ayudas al estudio de carácter general. |
Fecha del dictamen | 3 de noviembre de 2011 |
Dictamen |
Eliminación parcial a los cuatro años:
Se prevé la transferencia al archivo central a los dos años. |
Código | 00072 |
Serie documental | Expedientes de preinscripción |
Órgano productor | Universidad de Alicante |
Función | Asignación de plazas en estudios universitarios con límite máximo de admisión. |
Fecha del dictamen | 3 de noviembre de 2011 |
Eliminación parcial a los dos años: Conservación permanente de la documentación recapitulativa (listas de admitidos, listas de espera, listas de notas de corte,…), los modelos de formularios y la documentación relativa a las reclamaciones y recursos. Se prevé la transferencia al archivo central al año, exceptuando los expedientes que tengan interpuesto algún recurso, los cuales permanecerán en la unidad administrativa hasta la resolución de éste. |
Código | 00109 |
Serie documental | Concursos para la provisión de plazas de profesorado laboral estable |
Órgano productor | Universidad de Alicante |
Función | Gestionar las convocatorias de los concursos para la provisión de plazas de profesorado contratado doctor y contratado colaborador. |
Fecha del dictamen | 31 de mayo de 2012 |
Dictamen |
Eliminación parcial a los cuatro años a partir del cierre del expediente.
|
Código | 00110 |
Serie documental | Concursos para la provisión de plazas de profesorado laboral temporal |
Órgano productor | Universidad de Alicante |
Función | Gestionar las convocatorias para los concursos para la provisión de plazas de profesorado universitario de carácter temporal correspondientes a las categorías de profesor asociado, ayudante y ayudante doctor. |
Fecha del dictamen | 31 de mayo de 2012 |
Dictamen |
Eliminación parcial a los cuatro años a partir del cierre del expediente.
|
Código | 00111 |
Serie documental | Convocatorias de pruebas selectivas para el ingreso en escalas administrativas |
Órgano productor | Universidad de Alicante |
Función | Selección de personal para su ingreso en las escalas administrativas de la universidad. |
Fecha del dictamen | 31 de mayo de 2012 |
Dictamen |
Eliminación parcial a los cuatro años a partir del cierre del expediente.
|
Código | 00282 |
Serie documental | Concurso de méritos |
Órgano productor | Universidad de Alicante |
Función | Convocatorias de provisión de puestos de trabajo del personal funcionario de Administración y Servicios de las universidades. |
Fecha del dictamen | 25 de octubre de 2023 |
Dictamen |
Eliminación parcial: a los 5 años de las solicitudes, las comunicaciones a los miembros del tribunal calificador, los listados provisionales, los listados de baremación de méritos, listados de adjudicaciones provisionales, documentación aportada para acreditación de méritos, plantillas de las memorias y entrevistas. Conservación permanente del expediente general. |
Código | 00283 |
Serie documental | Modificación de presupuesto |
Órgano productor | Universidad Miguel Hernández de Elche (UMH) |
Función | Definir los cambios en importes del presupuesto de gastos. Constituyen modificaciones presupuestarias los siguientes casos: a) Las motivadas por la insuficiencia o la inexistencia de crédito inicial: suplemento de crédito, transferencias de crédito o crédito extraordinario. b) Las originadas como consecuencia de la obtención de ingresos de reconocimiento preceptivo o de carácter específico: ampliación de crédito o generación de crédito. c) Las motivadas por la disposición de mayores ingresos de carácter genérico o la incorporación de remanente de tesorería de carácter genérico de la liquidación del ejercicio anterior; así como las motivadas por la incorporación de remanentes específicos de crédito de la liquidación del ejercicio anterior. d) Bajas por anulación derivadas de la necesidad de reducir en todo o en parte determinadas partidas del estado de ingresos y gastos por idéntica cuantía. |
Fecha del dictamen | 25 de octubre de 2023 |
Dictamen |
Eliminación total a los 5 años. Se conservará un expediente por año y un expediente por cada tipo de formulario. |
Código | 00284 |
Serie documental | Selección por bolsa de trabajo |
Órgano productor | Universidad de Alicante |
Función | Procedimiento de las universidades públicas para la provisión temporal de puestos de trabajo mediante convocatoria de proceso selectivo para constituir bolsa de trabajo |
Fecha del dictamen | 25 de octubre de 2023 |
Dictamen |
Eliminación parcial a los 5 años de las solicitudes y anexos, los exámenes o pruebas, las listas provisionales y las comunicaciones a los miembros del tribunal calificador. |
Código | 00297 |
Serie documental | Cuentas bancarias de ingresos y gastos |
Órgano productor | Universidad Miguel Hernández de Elche |
Función | Reflejar la actividad o movimiento de la cuenta bancaria durante un periodo determinado. De esta manera se consigue un control del estado de las cuentas bancarias abiertas por la Universidad en las distintas entidades bancarias seleccionadas. Se genera un expediente anual por cada cuenta bancaria al que se le van incorporando los documentos que se detallan en el siguiente apartado. El volumen de cada expediente es muy variable ya que se pueden observar cuentas bancarias con un reducido número de movimientos y otras con un flujo de documentación considerable. |
Fecha del dictamen | 15 de febrero de 2024 |
Dictamen |
Eliminación total a los 15 años conservando un ejemplar por año y tipo de formulario |
Código | 00302 |
Serie documental | Actas de Calificaciones |
Órgano productor | Universidad Miguel Hernández de Elche |
Función | Relación oficial de las calificaciones académicas obtenidas por los estudiantes en las diferentes convocatorias de exámenes pertenecientes a una asignatura, ya sean ordinarias o extraordinarias, fechada y firmada por el profesor o profesores responsables de la misma. El acta oficial de la asignatura se cumplimenta por los profesores responsables dentro del plazo establecido al efecto en el calendario académico del curso correspondiente, mediante el programa informático establecido por la Universidad y que facilita el traspaso inmediato de la información al expediente académico de cada estudiante. Las actas oficiales son firmadas por el profesor responsable de la asignatura y remitidas a las secretarías de centros dentro del plazo establecido en el calendario académico para la entrega de las actas. En el supuesto de que las actas oficiales, una vez firmadas, tuvieran que ser modificadas, el profesor responsable genera y remite a la secretaría de centro una diligencia debidamente firmada en la que consta la modificación solicitada y que debe contar con la firma del secretario del Departamento que tenga asignada la docencia de la asignatura. |
Fecha del dictamen | 20 de febrero de 2025. |
Dictamen |
Conservación permanente. |
Código | 00303 |
Serie documental | Concursos para la provisión de plazas de los cuerpos docentes universitarios |
Órgano productor | Universitat d’Alacant/Universidad de Alicante. |
Función | Gestionar las convocatorias de los concursos para la provisión de los cuerpos docentes universitarios (catedrático de universidad, catedrático de escuela universitaria, profesor titular de universidad y profesor titular de escuela universitaria). |
Fecha del dictamen | 20 de febrero de 2025. |
Dictamen |
Eliminación parcial a los 4 años de cierre del expediente, excepto si se interpusieran recursos judiciales en cuyo caso será a la resolución de los mismos. Se conservarán las bases de convocatorias, actas de las comisiones de Selección, resoluciones, reclamaciones y recursos. |
Código | 00304 |
Serie documental | Concursos para la provisión de plazas de profesorado no permanente |
Órgano productor | Universitat d’Alacant/Universidad de Alicante. |
Función | Gestionar las convocatorias de los concursos para la provisión de plazas de profesorado no permanente, correspondientes a las categorías de Profesor asociado, Ayudante y Ayudante doctor. |
Fecha del dictamen | 20 de febrero de 2025. |
Dictamen |
Eliminación parcial a los 4 años de cierre del expediente, excepto si se interpusieran recursos judiciales en cuyo caso será a la resolución de los mismos. Se conservarán las bases de convocatorias, actas de las comisiones de Selección, resoluciones, reclamaciones y recursos. |
Código | 00305 |
Serie documental | Convenios |
Órgano productor | Universidad Miguel Hernández de Elche |
Función | Los convenios son los acuerdos con efectos jurídicos adoptados por las Administraciones Públicas, los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes o las Universidades públicas entre sí o con sujetos de derecho privado para un fin común. No podrán tener por objeto prestaciones propias de los contratos, pues en tal caso, su naturaleza y régimen jurídico se ajustará a lo previsto en la legislación de contratos del sector público. Una adenda es parte fundamental de esta tramitación y es un documento administrativo que se añade al convenio con el fin de modificar, ampliar o especificar los términos de las obligaciones contraídas, sin que haya necesidad de suscribir un nuevo convenio. Otro aspecto importante en la gestión es su vigencia y posibilidad de prórroga ya que los convenios deberán tener una duración determinada, que no podrá ser superior a cuatro años, salvo que normativamente se prevea un plazo superior. En cualquier momento antes de la finalización del plazo previsto en el apartado anterior, los firmantes del convenio podrán acordar unánimemente su prórroga por un periodo de hasta cuatro años adicionales o su extinción. |
Fecha del dictamen | 20 de febrero de 2025. |
Dictamen | Conservación permanente. |