Calendario de conservación

25 junio 2025

Calendario de conservación de documentos

 

El Calendario de conservación es “el listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposición final”. Se trata de un inventario, organizado de acuerdo al cuadro de clasificación de fondos, en donde figuran las diferentes series documentales producidas por cada una de las unidades administrativas, proporcionando información sobre los plazos de permanencia de dichas series en cada una de las fases de archivo, así como la selección y eliminación de los documentos de manera adecuada.

La Junta Calificadora de Documentos Administrativos de la Comunidad Valenciana es el órgano encargado de fijar los plazos de conservación, transferencia y acceso. Hasta que se elabore el calendario de conservación de la UMH, se incluyen las tablas de valoración de las series que han sido dictaminadas por la Junta Calificadora de Documentos Administrativos.

A través del enlace disponible en los códigos de cada serie, se accede al documento en formato pdf correspondiente a la tabla de valoración documental.

 

Código  00060
Serie documental  Expedientes de becas de estudio de carácter general
Órgano productor Universidad de Alicante
Función Gestionar la tramitación de becas y ayudas al estudio de carácter general.
Fecha del dictamen 3 de noviembre de 2011
Dictamen  

Eliminación parcial a los cuatro años:

  • Conservación permanente de los documentos comunes y los expedientes que tengan interpuesto algún recurso hasta la resolución del mismo.
  • Eliminación a los cuatro años de los expedientes personales. Se conservará un expediente de cada año y un ejemplar de cada tipo de formulario que se utilice, como una muestra de la serie documental.

Se prevé la transferencia al archivo central a los dos años.

 

Código  00072
Serie documental Expedientes de preinscripción
Órgano productor Universidad de Alicante
Función Asignación de plazas en estudios universitarios con límite máximo de admisión.
Fecha del dictamen 3 de noviembre de 2011
 

Eliminación parcial a los dos años:

Conservación permanente de la documentación recapitulativa (listas de admitidos, listas de espera, listas de notas de corte,…), los modelos de formularios y la documentación relativa a las reclamaciones y recursos.
Eliminación a los dos años de la documentación que acompaña el trámite de la solicitud. Se conservará un expediente de cada año y un ejemplar de cada tipo de formulario que se utilice, como una muestra de la serie documental.

Se prevé la transferencia al archivo central al año, exceptuando los expedientes que tengan interpuesto algún recurso, los cuales permanecerán en la unidad administrativa hasta la resolución de éste.

 

Código 00109
Serie documental Concursos para la provisión de plazas de profesorado laboral estable
Órgano productor Universidad de Alicante
Función Gestionar las convocatorias de los concursos para la provisión de plazas de profesorado contratado doctor y contratado colaborador.
Fecha del dictamen 31 de mayo de 2012
Dictamen  

Eliminación parcial a los cuatro años a partir del cierre del expediente.

  • Exceptuando los expedientes que tengan interpuesto cualquier recurso, cuyo plazo de eliminación comenzará a partir de la resolución del mismo.
  • Se conservará el expediente general que contenga los documentos que proporcionen evidencia legal de los procesos del personal contratado, es decir las bases de las convocatorias, las actas de las comisiones de selección, las resoluciones, las reclamaciones y recursos.

 

Código 00110
Serie documental Concursos para la provisión de plazas de profesorado laboral temporal
Órgano productor Universidad de Alicante
Función Gestionar las convocatorias para los concursos para la provisión de plazas de profesorado universitario de carácter temporal correspondientes a las categorías de profesor asociado, ayudante y ayudante doctor.            
Fecha del dictamen 31 de mayo de 2012
Dictamen  

Eliminación parcial a los cuatro años a partir del cierre del expediente.

  • Exceptuando los expedientes que tengan interpuesto cualquier recurso, cuyo plazo de eliminación comenzará a contar a partir de la resolución del mismo.
  • Se conservará el expediente general que contenga los documentos que proporcionen evidencia legal de los procesos del personal contratado, es decir, las bases de las convocatorias, las actas de las comisiones de selección, las resoluciones, las reclamaciones y recursos.

 

Código 00111
Serie documental Convocatorias de pruebas selectivas para el ingreso en escalas administrativas
Órgano productor Universidad de Alicante
Función Selección de personal para su ingreso en las escalas administrativas de la universidad.
Fecha del dictamen 31 de mayo de 2012
Dictamen  

Eliminación parcial a los cuatro años a partir del cierre del expediente.

  • Exceptuando los expedientes que tengan interpuesto cualquier recurso, cuyo plazo de eliminación comenzará a contar a partir de la resolución del mismo.
  • Se conservará el expediente general que contenga los documentos que proporcionen evidencia legal de los procesos del personal funcionario, es decir, los informes de género, las bases de las convocatorias, las actas del tribunal calificador, los modelos de exámenes, las resoluciones, las reclamaciones y recursos.

 

Código 00282
Serie documental  Concurso de méritos
Órgano productor Universidad de Alicante
Función Convocatorias de provisión de puestos de trabajo del personal funcionario de Administración y Servicios de las universidades.
Fecha del dictamen 25 de octubre de 2023
Dictamen  

Eliminación parcial:

a los 5 años de las solicitudes, las comunicaciones a los miembros del tribunal calificador, los listados provisionales, los listados de baremación de méritos, listados de adjudicaciones provisionales, documentación aportada para acreditación de méritos, plantillas de las memorias y entrevistas.

Conservación permanente del expediente general.

 

Código  00283
Serie documental  Modificación de presupuesto
Órgano productor Universidad Miguel Hernández de Elche (UMH)
Función Definir los cambios en importes del presupuesto de gastos.
Constituyen modificaciones presupuestarias los siguientes
casos:
a) Las motivadas por la insuficiencia o la inexistencia de crédito inicial: suplemento de crédito, transferencias de crédito o crédito extraordinario.
b) Las originadas como consecuencia de la obtención de ingresos de reconocimiento preceptivo o de carácter específico: ampliación de crédito o generación de crédito.
c) Las motivadas por la disposición de mayores ingresos de carácter genérico o la incorporación de remanente de tesorería de carácter genérico de la liquidación del ejercicio anterior; así como las motivadas por la incorporación de remanentes específicos de crédito de la liquidación del ejercicio anterior.
d) Bajas por anulación derivadas de la necesidad de reducir en todo o en parte determinadas partidas del estado de ingresos y gastos por idéntica cuantía.
Fecha del dictamen 25 de octubre de 2023
Dictamen  

Eliminación total a los 5 años. Se conservará un expediente por año y un expediente por cada tipo de formulario. 

 

Código  00284
Serie documental  Selección por bolsa de trabajo
Órgano productor Universidad de Alicante
Función Procedimiento de las universidades públicas para la provisión temporal de puestos de trabajo mediante convocatoria de proceso selectivo para constituir bolsa de trabajo
Fecha del dictamen 25 de octubre de 2023
Dictamen  

Eliminación parcial a los 5 años de las solicitudes y anexos, los exámenes o pruebas, las listas provisionales y las comunicaciones a los miembros del tribunal calificador.
Conservación permanente del expediente general.

 

Código  00297
Serie documental Cuentas bancarias de ingresos y gastos
Órgano productor Universidad Miguel Hernández de Elche
Función Reflejar la actividad o movimiento de la cuenta bancaria durante un periodo determinado. De esta manera se consigue un control del estado de las cuentas bancarias abiertas por la Universidad en las distintas entidades bancarias seleccionadas. Se genera un expediente anual por cada cuenta bancaria al que se le van incorporando los documentos que se detallan en el siguiente apartado. El volumen de cada expediente es muy variable ya que se pueden observar cuentas bancarias con un reducido número de movimientos y otras con un flujo de documentación considerable.
Fecha del dictamen 15 de febrero de 2024
Dictamen  

Eliminación total a los 15 años conservando un ejemplar por año y tipo de formulario  

 

Código 00302
Serie documental Actas de Calificaciones
Órgano productor Universidad Miguel Hernández de Elche
Función Relación oficial de las calificaciones académicas obtenidas por los estudiantes en las diferentes convocatorias de exámenes pertenecientes a una asignatura, ya sean ordinarias o extraordinarias, fechada y firmada por el profesor o profesores responsables de la misma. El acta oficial de la asignatura se cumplimenta por los profesores responsables dentro del plazo establecido al efecto en el calendario académico del curso correspondiente, mediante el programa informático establecido por la Universidad y que facilita el traspaso inmediato de la información al expediente académico de cada estudiante. Las actas oficiales son firmadas por el profesor responsable de la asignatura y remitidas a las secretarías de centros dentro del plazo establecido en el calendario académico para la entrega de las actas. En el supuesto de que las actas oficiales, una vez firmadas, tuvieran que ser modificadas, el profesor responsable genera y remite a la secretaría de centro una diligencia debidamente firmada en la que consta la modificación solicitada y que debe contar con la firma del secretario del Departamento que tenga asignada la docencia de la asignatura.
Fecha del dictamen 20 de febrero de 2025.
Dictamen  

Conservación permanente.

 

Código 00303
Serie documental Concursos para la provisión de plazas de los cuerpos docentes universitarios
Órgano productor Universitat d’Alacant/Universidad de Alicante.
Función Gestionar las convocatorias de los concursos para la provisión de los cuerpos docentes universitarios (catedrático de universidad, catedrático de escuela universitaria, profesor titular de universidad y profesor titular de escuela universitaria).
Fecha del dictamen 20 de febrero de 2025.
Dictamen  

Eliminación parcial a los 4 años de cierre del expediente, excepto si se interpusieran recursos judiciales en cuyo caso será a la resolución de los mismos. Se conservarán las bases de convocatorias, actas de las comisiones de Selección, resoluciones, reclamaciones y recursos.

 

Código 00304
Serie documental Concursos para la provisión de plazas de profesorado no permanente
Órgano productor Universitat d’Alacant/Universidad de Alicante.
Función Gestionar las convocatorias de los concursos para la provisión de plazas de profesorado no permanente, correspondientes a las categorías de Profesor asociado, Ayudante y Ayudante doctor.
Fecha del dictamen 20 de febrero de 2025.
Dictamen

Eliminación parcial a los 4 años de cierre del expediente, excepto si se interpusieran recursos judiciales en cuyo caso será a la resolución de los mismos. Se conservarán las bases de convocatorias, actas de las comisiones de Selección, resoluciones, reclamaciones y recursos. 

 

Código 00305
Serie documental Convenios
Órgano productor Universidad Miguel Hernández de Elche
Función Los convenios son los acuerdos con efectos jurídicos adoptados por las Administraciones Públicas, los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes o las Universidades públicas entre sí o con sujetos de derecho privado para un fin común. No podrán tener por objeto prestaciones propias de los contratos, pues en tal caso, su naturaleza y régimen jurídico se ajustará a lo previsto en la legislación de contratos del sector público. Una adenda es parte fundamental de esta tramitación y es un documento administrativo que se añade al convenio con el fin de modificar, ampliar o especificar los términos de las obligaciones contraídas, sin que haya necesidad de suscribir un nuevo convenio. Otro aspecto importante en la gestión es su vigencia y posibilidad de prórroga ya que los convenios deberán tener una duración determinada, que no podrá ser superior a cuatro años, salvo que normativamente se prevea un plazo superior. En cualquier momento antes de la finalización del plazo previsto en el apartado anterior, los firmantes del convenio podrán acordar unánimemente su prórroga por un periodo de hasta cuatro años adicionales o su extinción.
Fecha del dictamen 20 de febrero de 2025.
Dictamen Conservación permanente.
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